Analista Administrativo Jr - Temporário para Facilities e GA

Requisitos da Vaga:
-Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Recursos Humanos, Secretariado Executivo, Gestão de Facilities ou áreas correlatas; ou formação técnica em
Secretariado ou área administrativa.
-Inglês intermediário para comunicação oral e escrita com executivos expatriados, fornecedores e parceiros internacionais.
-Pacote Office, com Excel intermediário para controles e relatórios; organização de agendas, reuniões, viagens e eventos; redação de comunicações; conhecimento básico de
rotinas de saúde e segurança, facilities e atendimento a executivos expatriados. Experiência com sistemas de chamados, agências de viagens ou ERP será diferencial.
-Disponibilidade para atuar como secretário(a) da CIPAA e como brigadista, participando dos treinamentos obrigatórios, reuniões, inspeções, simulados e ações de prevenção e
emergência.

Características Pessoais Necessárias:
-Organização, senso de prioridade, disciplina para controles e atenção aos detalhes.
-Comunicação clara e cordial, boa redação, postura profissional e habilidade para interagir em inglês com executivos expatriados, fornecedores e áreas internas.
-Orientação para atendimento, discrição e capacidade de organizar agenda, compromissos, documentos e demandas executivas, solicitando orientação diante de exceções ou temas sensíveis.
-Capacidade de atualizar controles, acompanhar despesas, prazos e indicadores básicos e sinalizar desvios ao gestor.
-Proatividade, agilidade e autonomia para executar rotinas previamente definidas, recorrendo ao gestor para decisões, exceções e situações de maior impacto.
-Responsabilidade, discrição, confidencialidade e compromisso com segurança, compliance e políticas internas.
-Flexibilidade para mudanças de prioridade, sensibilidade intercultural e disponibilidade para apoiar viagens, eventos e demandas urgentes de executivos expatriados, bem como para exercer a secretaria da CIPAA e atuar como brigadista.
-Colaboração e bom relacionamento com RH, SESMT, Financeiro, gestores, colaboradores e parceiros externos.

Descrição das Atividades:
-Apoiar as rotinas de saúde e segurança do trabalho em conjunto com RH e/ou SESMT, incluindo acompanhamento do agendamento de exames ocupacionais, treinamentos, campanhas, controles de documentos, entrega de EPIs quando aplicável e acompanhamento de planos de ação.
-Acompanhar as rotinas diárias de facilities, verificar as condições de limpeza, recepção, copa, utilidades e acessos e comunicar ocorrências ou necessidades de manutenção ao responsável.
-Abrir e acompanhar chamados de manutenção preventiva e corretiva, atualizar prazos, apoiar o contato com prestadores de serviços e fornecedores e auxiliar o gestor nos controles da frota de veículos da empresa.
-Apoiar a operacionalização de viagens corporativas e de executivos expatriados, solicitando cotações e reservas de passagens, hospedagem e transporte após as aprovações internas, e auxiliando em itinerários, alterações e cancelamentos.
-Apoiar a organização e execução de eventos corporativos internos e ações de comunicação interna, seguindo planejamento e orçamento aprovados e auxiliando no contato com fornecedores, materiais, divulgação, montagem e suporte no dia do evento.
-Controlar o estoque e apoiar a compra de materiais de escritório e insumos, identificando necessidades de reposição, preparando solicitações de cotação, requisições e pedidos de compra da área de Assuntos Gerais; realizar a conferência inicial de notas fiscais e documentos; e atualizar controles de contratos, pagamentos e orçamento para validação do gestor.
-Organizar e atualizar documentos, registros, licenças, certificados, checklists e evidências relacionados a facilities, saúde e segurança, viagens e eventos, sinalizando vencimentos e pendências.
-Apoiar, conforme direcionamento da CIPAA e do gestor, a organização, divulgação e execução do calendário anual de prevenção, incluindo campanhas, treinamentos, inspeções, SIPAT e simulados.
-Atualizar planilhas e indicadores básicos da área, como despesas, chamados, prazos, manutenções, viagens, eventos e ações de saúde e segurança, consolidando informações para revisão do gestor.
-Apoiar iniciativas de experiência do colaborador e comunicação interna, preparando comunicados e conteúdos simples para revisão; prestar suporte administrativo a executivos expatriados em agendas, reuniões, viagens, documentos e encaminhamento de solicitações às áreas responsáveis.
-Gestão de facilities e manutenção do escritório, acompanhando as necessidades de manutenção preventiva e corretiva, bem como a gestão e o relacionamento com fornecedores e prestadores de serviços.
-Acompanhamento de reparos, melhorias e revitalizações do escritório, coordenando as demandas necessárias para garantir a conservação, organização e adequado funcionamento dos ambientes.
-Gestão e controle do inventário de ativos da empresa, mantendo registros atualizados e apoiando a identificação, movimentação e controle dos bens.